Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w platformie Bookaro.pl (dalej: „Platforma”), zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.
§ 1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych użytkowników Konta na Platformie jest:
- Promotel Arkadiusz Padurski
- Adres: ul. Słowackiego 13/29a, 60-822 Poznań
- NIP: 782 211 65 54 (jednoosobowa działalność gospodarcza)
- E-mail kontaktowy: kontakt@bookaro.pl
- E-mail ds. ochrony danych (RODO): rodo@bookaro.pl
- Telefon:
W sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się pod adresem rodo@bookaro.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminach wynikających z RODO (co do zasady do 30 dni).
§ 2. Zakres stosowania i relacje z Partnerami
Platforma łączy Klientów (osoby rezerwujące wizyty) z Partnerami (salonami beauty). W zależności od sytuacji:
- Promotel Arkadiusz Padurski jest administratorem danych związanych z założeniem i prowadzeniem Konta na Platformie, obsługą techniczną, bezpieczeństwem i rozliczeniami z Partnerem.
- Partner (salon) jest odrębnym administratorem danych Klientów w zakresie realizacji usług beauty (wizyta, obsługa w salonie, marketing bezpośredni salonu — jeśli prowadzony na własnej podstawie prawnej). Bookaro przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający na zlecenie Partnera w zakresie rezerwacji, kalendarza i komunikacji w ramach Platformy (na podstawie Umowy powierzenia, art. 28 RODO).
Szczegółowe informacje dla Klienta dotyczące przetwarzania danych przez konkretny salon mogą być dodatkowo przekazane przez Partnera (np. w salonie, na stronie salonu lub w wiadomościach).
§ 3. Klienci platformy (rola: klient)
Jeżeli korzystasz z Platformy jako osoba rezerwująca wizytę:
3.1. Jakie dane przetwarzamy
- dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeśli podany);
- dane Konta: hasło (hash), identyfikator użytkownika, rola, data rejestracji;
- dane rezerwacji: salon, usługa, pracownik, termin, status, kupon, notatki gościa;
- dane płatności: metoda rozliczenia w salonie (w wersji beta brak płatności online);
- historia wizyt, ulubione salony, opinie, pytania i odpowiedzi, wiadomości na czacie;
- powiadomienia w aplikacji, e-maile transakcyjne (potwierdzenie rezerwacji, reset hasła);
- dane techniczne: adres IP, logi sesji, identyfikatory cookies (patrz § 15);
- punkty programu lojalnościowego (jeśli salon ma włączony program).
3.2. Dobrowolność podania danych
Podanie danych oznaczonych jako wymagane przy rejestracji i rezerwacji jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną oraz umowy rezerwacji wizyty. Brak danych uniemożliwi rejestrację lub rezerwację.
§ 4. Właściciele salonów — Partnerzy (rola: owner)
4.1. Jakie dane przetwarzamy
- dane przedsiębiorcy i osoby reprezentującej: imię, nazwisko, e-mail, telefon;
- dane salonu: nazwa, adres, opis, logo, godziny, polityka anulacji, ustawienia marketingowe;
- dane operacyjne: usługi, cennik, grafik pracowników, rezerwacje, raporty, kupony;
- dane rozliczeniowe i umowne (w przyszłych planach abonamentowych);
- logi dostępu do panelu partnera, adres IP, historia zmian w konfiguracji.
4.2. Dane Klientów salonu
Partner ma dostęp do danych Klientów wynikających z rezerwacji w jego salonie (np. imię, kontakt, historia wizyt). Partner jest odpowiedzialny za legalne wykorzystanie tych danych zgodnie z RODO oraz własną polityką salonu. Bookaro udostępnia narzędzia do zarządzania rezerwacjami i nie sprzedaje bazy Klientów Partnerów innym podmiotom.
§ 5. Pracownicy salonów (rola: employee)
- dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, powiązanie z Kontem (e-mail);
- grafik pracy, rezerwacje przypisane do pracownika, rejestracja czasu pracy (RCP);
- statystyki prowizji i wykonanych usług w panelu pracownika;
- logi logowania i aktywności w panelu /pracownik.
Konto pracownika jest powiązywane przez właściciela salonu po wcześniejszej rejestracji pracownika na Platformie. Pracownik powinien korzystać wyłącznie ze swojego Konta.
§ 6. Właściciele sieci salonów (rola: network_owner)
W przypadku kont sieciowych (wiele lokalizacji) przetwarzamy dodatkowo dane agregujące wyniki salonów w sieci, listę lokalizacji oraz uprawnienia zarządcze HQ. Zasady jak dla Partnera, z rozszerzonym dostępem do raportów sieciowych (gdy funkcja jest aktywna).
§ 7. Administratorzy platformy (rola: platform_admin)
Konta administratorów Bookaro służą wyłącznie do zarządzania Platformą (użytkownicy, salony, rezerwacje, ustawienia globalne). Przetwarzamy dane tych osób w zakresie niezbędnym do audytu, bezpieczeństwa i wsparcia technicznego. Dostęp jest ograniczony i rejestrowany.
§ 8. Cele i podstawy prawne przetwarzania (art. 6 RODO)
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Rejestracja i prowadzenie Konta, logowanie | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) oraz lit. f (bezpieczeństwo Konta) |
| Rezerwacja wizyt, powiadomienia o statusie | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| E-mail transakcyjny (potwierdzenie, reset hasła) | Art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO |
| Obsługa reklamacji i zapytań | Art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO |
| Panel partnera, kalendarz, raporty dla salonu | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa z Partnerem) |
| Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, logi | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) |
| Marketing bezpośredni Bookaro (np. newsletter platformy) | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisy Prawa komunikacji elektronicznej — wyłącznie po osobnej, dobrowolnej zgodzie (checkbox, domyślnie odznaczony) |
| Marketing salonu do swoich klientów | Odpowiedzialność Partnera — osobna zgoda klienta (e-mail/SMS) zbierana przy rezerwacji lub w /konto/zgody; Bookaro przechowuje dowód zgody |
| Wypełnienie obowiązków prawnych (np. rachunkowość) | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
SMS i przypomnienia: w wersji beta wysyłka SMS nie jest aktywna. Po wdrożeniu integracji SMS Partner będzie mógł włączyć przypomnienia transakcyjne (podstawa: umowa / prawnie uzasadniony interes) — informacja o zasadach zostanie zaktualizowana. Marketing SMS wymaga odrębnej zgody zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej.
§ 8a. Dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO)
Platforma nie wymaga podawania danych o zdrowiu, alergiach ani innych danych szczególnych kategorii. Jeżeli Partner lub Klient dobrowolnie umieści takie informacje w notatkach wizyty lub wiadomościach:
- Partner (Administrator wizyty) musi posiadać wyraźną zgodę osoby lub inną podstawę z art. 9 ust. 2 RODO oraz spełnić obowiązek informacyjny;
- Bookaro przetwarza je wyłącznie jako Procesor w zakresie hostingu Platformy — bez wykorzystywania do własnych celów marketingowych;
- zalecamy unikanie wprowadzania zbędnych danych zdrowotnych do systemu.
§ 9. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Dane mogą być przekazywane:
- Supabase Inc. (baza danych, uwierzytelnianie) — hosting w regionie UE (West EU), umowa powierzenia / standardowe klauzule umowne;
- Resend (e-mail transakcyjny) — przy skonfigurowanej usłudze wysyłki;
- przyszły albo skonfigurowany dostawca SMS (JustSend, zapasowo SMSAPI) — gdy włączona jest wysyłka; Stripe (abonament salonu oraz przedpłata wizyty na konto salonu, gdy salon ją włączy i podłączy wypłaty; Bookaro nie pobiera prowizji od tej wpłaty);
- dostawcy hostingu/CDN aplikacji (jeśli dotyczy wdrożenia produkcyjnego);
- podmioty uprawnione na mocy prawa (sądy, organy państwowe).
Z podmiotami przetwarzającymi zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Lista podprocesorów może być udostępniona Partnerom na żądanie.
§ 10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady dane są przechowywane w EOG (UE). Jeżeli któryś z dostawców technologii przetwarza dane poza EOG, stosujemy mechanizmy przewidziane w RODO (np. decyzje Komisji Europejskiej o adekwatności, Standardowe Klauzule Umowne). Szczegóły na żądanie pod adresem rodo@bookaro.pl.
§ 11. Okres przechowywania danych
- Konto użytkownika — przez czas posiadania Konta i do 30 dni po jego usunięciu (backupy do 90 dni), chyba że przepisy wymagają dłuższego przechowania;
- Rezerwacje — przez okres współpracy Partnera z Platformą oraz przez terminy przedawnienia roszczeń (do 6 lat dla działalności gospodarczej);
- Logi bezpieczeństwa — do 12 miesięcy;
- Dokumentacja księgowa — zgodnie z ustawą o rachunkowości (zwykle 5 lat).
§ 12. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługują Ci następujące prawa:
- prawo dostępu do danych (art. 15 RODO);
- prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO);
- prawo do usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO);
- prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
- prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO);
- prawo sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (art. 21 RODO);
- prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie) — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem;
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (patrz § 16).
W sprawach dotyczących danych przetwarzanych przez salon w związku z wizytą możesz też kontaktować się bezpośrednio z Partnerem (salonem).
Aby skorzystać z praw, napisz na rodo@bookaro.pl lub skorzystaj z ustawień Konta (/konto/bezpieczenstwo).
§ 13. Pliki cookies i pamięć lokalna
Platforma korzysta z plików cookies i podobnych technologii niezbędnych do działania serwisu:
- cookies sesyjne / uwierzytelniające (Supabase Auth) — utrzymanie zalogowania, bezpieczeństwo; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO; czas: sesja lub zgodnie z konfiguracją dostawcy;
- localStorage — motyw wyświetlania (jasny/ciemny) — preferencje użytkownika; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- cookies analityczne / marketingowe — w wersji beta nie są stosowane bez Twojej zgody. Wdrożenie wymaga banera zgód zgodnego z Prawem komunikacji elektronicznej i RODO.
Możesz zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić logowanie.
§ 14. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, m.in.:
- szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS);
- hashowanie haseł i uwierzytelnianie przez Supabase Auth;
- kontrola dostępu oparta na rolach (RLS w bazie danych, middleware aplikacji);
- separacja środowisk deweloperskich i produkcyjnych;
- regularne aktualizacje oprogramowania;
- ograniczenie dostępu administratorów platformy (planowane: 2FA, allowlist IP).
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych działamy zgodnie z art. 33 i 34 RODO (powiadomienie UODO i — gdy wymagane — osób, których dane dotyczą).
§ 15. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Platforma nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO. Funkcje asystenta AI (np. automatyczne odpowiedzi na czacie) służą wyłącznie pomocy informacyjnej i nie zastępują decyzji Partnera. Treści wiadomości mogą być przetwarzane w celu wygenerowania odpowiedzi pomocniczej — bez sprzedaży danych osobom trzecim do reklamy. Szczegóły modeli i lokalizacji przetwarzania aktualizujemy przy wdrożeniu konkretnej integracji AI.
§ 16. Skargi i organ nadzorczy
Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
Zachęcamy jednak do wcześniejszego kontaktu z nami pod adresem rodo@bookaro.pl — wiele spraw da się rozwiązać szybciej.
§ 17. Zmiany polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana (np. przy nowych funkcjach: SMS, płatności online). O istotnych zmianach poinformujemy z wyprzedzeniem na Platformie lub e-mailem. Aktualna wersja zawsze pod adresem: https://bookaro.pl/polityka-prywatnosci.