Niniejsza umowa powierzenia (dalej: „Umowa”) stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) pomiędzy Partnerem (salonem) a Bookaro.pl. Akceptacja Umowy przy rejestracji konta właściciela salonu jest warunkiem korzystania z panelu partnera.
§ 1. Strony
- Administrator — Partner (przedsiębiorca prowadzący salon beauty), który korzysta z Platformy Bookaro.pl do zarządzania rezerwacjami i danymi swoich Klientów.
- Procesor — Promotel Arkadiusz Padurski, ul. Słowackiego 13/29a, 60-822 Poznań, NIP: 782 211 65 54 (jednoosobowa działalność gospodarcza), e-mail: rodo@bookaro.pl (dalej: „Bookaro”).
§ 2. Przedmiot powierzenia
Administrator powierza Bookaro przetwarzanie danych osobowych Klientów i Pracowników w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Platformy: rezerwacje, kalendarz, komunikacja w aplikacji, e-maile transakcyjne, raporty salonu, program lojalnościowy (jeśli włączony) oraz inne funkcje panelu partnera opisane w Regulaminie.
Bookaro nie staje się administratorem danych w zakresie realizacji Usługi beauty w salonie — w tym zakresie Administrator pozostaje samodzielnym administratorem. Bookaro jest administratorem danych Konta Użytkownika Platformy (patrz Polityka prywatności).
§ 3. Charakter, cel, zakres i kategorie
- Charakter: przetwarzanie elektroniczne w systemie SaaS (zapis, odczyt, przechowywanie, usuwanie, transmisja).
- Cel: wykonanie umowy o świadczenie usług Platformy na rzecz Administratora.
- Kategorie osób: Klienci salonu (rezerwujący wizyty), Pracownicy salonu, ewentualnie osoby kontaktowe.
- Kategorie danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane rezerwacji, historia wizyt, treść wiadomości w czacie, notatki związane z wizytą (w tym — wyłącznie gdy Administrator je wprowadzi — dane mogące stanowić dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO).
- Czas: przez okres współpracy Administratora z Platformą oraz okresy retencji wynikające z prawa lub uzasadnionego interesu (patrz Polityka prywatności).
§ 4. Obowiązki Bookaro (Procesor)
- Przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (korzystanie z panelu i API Platformy).
- Zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do poufności.
- Stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka (art. 32 RODO).
- Nie korzysta z podprocesorów innych niż wskazani w § 6 bez możliwości sprzeciwu Administratora (informacja o zmianach na Platformie lub e-mailem).
- Wspiera Administratora w realizacji praw osób, których dane dotyczą, w zakresie narzędzi Platformy.
- Po zakończeniu świadczenia usług — usuwa lub zwraca dane zgodnie z § 9, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych.
- Udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków art. 28 RODO.
§ 5. Obowiązki Partnera (Administrator)
- Zapewnia podstawę prawną przetwarzania danych Klientów i Pracowników (umowa, zgoda, prawnie uzasadniony interes — według przypadku).
- Odpowiada za legalność marketingu do bazy klientów (e-mail/SMS) — w tym za zebranie wymaganych zgód zgodnie z RODO i Prawem komunikacji elektronicznej, zanim uruchomi kampanie.
- Nie wprowadza do Platformy danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), chyba że ma wyraźną zgodę osoby lub inną podstawę prawną i poinformuje osobę zgodnie z art. 13/14 RODO.
- Przekazuje Bookaro wyłącznie dane niezbędne do korzystania z Platformy.
- Niezwłocznie informuje Bookaro o żądaniach osób dotyczących danych przetwarzanych w salonie, jeśli wymagają działań po stronie Procesora.
§ 6. Podprocesorzy
Bookaro korzysta m.in. z:
- Supabase Inc. — baza danych i uwierzytelnianie (region UE);
- Resend — e-mail transakcyjny (gdy skonfigurowany);
- dostawcy hostingu/CDN aplikacji (wdrożenie produkcyjne);
- przyszły dostawca SMS — po wdrożeniu funkcji SMS (informacja przed uruchomieniem).
Z podprocesorami zawierane są umowy spełniające wymogi art. 28 RODO. Aktualna lista może być udostępniona na żądanie: rodo@bookaro.pl.
§ 7. Bezpieczeństwo
Bookaro stosuje m.in. szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS), kontrolę dostępu opartą na rolach (RLS), hashowanie haseł oraz ograniczenie dostępu administratorów platformy. Szczegóły: Polityka prywatności.
§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą
Bookaro wspiera Administratora narzędziami Platformy (np. dostęp do danych rezerwacji, usunięcie konta klienta na wniosek w zakresie danych Platformy). Ostateczna odpowiedzialność za odpowiedź wobec Klienta w sprawach wizyty w salonie spoczywa na Administratorze.
§ 9. Naruszenia ochrony danych
Bookaro powiadamia Administratora bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych dotyczących danych powierzonych, przekazując informacje wymagane art. 33 RODO w zakresie znanym Procesorowi.
§ 10. Czas trwania, zwrot i usunięcie
- Umowa obowiązuje przez okres korzystania przez Administratora z panelu partnera.
- Po zakończeniu współpracy Bookaro usuwa lub anonimizuje dane powierzone w terminach retencji Platformy, chyba że prawo wymaga dłuższego przechowywania albo Administrator zażąda eksportu w dostępnym formacie przed usunięciem.
§ 11. Audyt
Administrator może żądać informacji lub — w uzasadnionych przypadkach — audytu zgodności z Umową, z poszanowaniem poufności innych klientów Bookaro i bez nieproporcjonalnego obciążenia. Szczegóły audytu uzgadniane są indywidualnie.
§ 12. Postanowienia końcowe
- Prawem właściwym jest prawo polskie. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO i Regulamin Platformy.
- Zmiany Umowy (np. nowi podprocesorzy, nowe funkcje) ogłaszane są z wyprzedzeniem. Istotne zmiany mogą wymagać ponownej akceptacji w panelu.
- Aktualna treść: https://bookaro.pl/umowa-powierzenia.